Copilot-Fragen aus dem Schulungsraum

Grundlagen und Datenschutz

Chat, Notebook, Researcher oder eigener Agent: Wann nehme ich was?

Copilot Chat für alles Spontane: eine Mail umformulieren, eine Frage klären, ein Dokument zusammenfassen. Ein Notebook, wenn du über Wochen an einem Thema mit festen Quellen arbeitest. Researcher, wenn eine Frage gründliche Recherche über viele Quellen braucht. Analyst für Zahlen und Tabellen. Einen eigenen Agent, sobald du dieselbe Aufgabe immer wieder gleich erledigst.

Gut zu wissen: Chat und Notebooks kannst du auch ohne Copilot-Lizenz nutzen, dann aber nur mit dem Web und mit Dateien, die du selbst hochlädst. Die Lizenz brauchst du für Researcher und Analyst, und damit Copilot in deinen eigenen Mails, Dateien und Meetings suchen kann.

Quelle: Microsoft Learn: Copilot Chat privacy and protections

Sieht Copilot Dateien, auf die ich keinen Zugriff habe?

Nein. Copilot sieht genau das, was du auch öffnen kannst. Das eigentliche Risiko liegt woanders: Viele haben Zugriff auf mehr, als ihnen bewusst ist, zum Beispiel über zu offen geteilte SharePoint-Seiten. Früher fand das niemand. Copilot findet es in Sekunden. Aufräumen bei den Berechtigungen ist deshalb der wichtigste Schritt vor jeder Einführung.

Quelle: Microsoft Learn: Work IQ overview

Wie lange bleibt mein Chatverlauf gespeichert?

Bis jemand ihn löscht. Du kannst einzelne Chats löschen oder den ganzen Verlauf unter "Mein Konto" → "Datenschutz" → "Copilot-Aktivitätsverlauf". Deine IT kann mit Microsoft Purview festlegen, dass Chats nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden, oder dass sie aufbewahrt werden müssen, auch wenn du sie löschst. Wie lange das bei dir gilt, kann dir deine IT sagen.

Quellen: Löschen des Aktivitätsverlaufs · Purview-Aufbewahrung für Copilot

Bleibt eine Datei, die ich hochlade, in der Firma?

Ja, wenn du mit deinem Firmenkonto angemeldet bist. Die Datei liegt in deinem OneDrive, fällt unter den Datenschutz für Unternehmen und wird nicht zum Training der KI-Modelle verwendet. Zwei Ausnahmen solltest du kennen: Sucht Copilot zusätzlich im Web, gehen Suchbegriffe an Bing, und diese Anfragen bleiben nicht in der EU-Datengrenze. Und Antworten von Claude-Modellen werden ausserhalb der EU-Datengrenze verarbeitet.

Quelle: Microsoft Learn: Enterprise data protection

Welches Modell ist das beste, GPT oder Claude?

Darauf gebe ich keine feste Antwort mehr, weil sich die Auswahl seit dem Sommer mehrmals geändert hat. Probier beide an deiner eigenen Aufgabe aus. In der Schweiz, der EU und Grossbritannien sind Claude-Modelle zuerst ausgeschaltet. Die IT muss sie freischalten. Fehlen sie bei dir, liegt es daran.

Quelle: Microsoft Learn: Claude in Microsoft Online Services

Notebooks, Dateien und Anhänge

Bleiben Quellen in einem Notebook aktuell? Und kann ich Notebooks teilen?

Verknüpfte Dateien aus OneDrive oder SharePoint bleiben aktuell. Eine hochgeladene Datei ist eine Kopie vom Moment des Hochladens. Ja, Notebooks lassen sich inzwischen teilen. Wer es bekommt, braucht trotzdem Zugriff auf die verknüpften Dateien, sonst muss er ihn anfragen. Deine eigenen Chats im Notebook bleiben privat.

Quelle: Microsoft Support: Verweise zu einem Notebook hinzufügen

Liest Copilot in Outlook E-Mail-Anhänge?

PDF-, Word- und PowerPoint-Anhänge kann Copilot in Outlook zusammenfassen. Excel ist dort offiziell nicht dabei. Verschlüsselte oder geschützte Dateien gehen nicht. Wenn es auf jede Zahl ankommt: Lade die Datei direkt in den Chat hoch, statt dich auf den Anhang zu verlassen.

Quelle: Microsoft Support: E-Mail-Thread mit Copilot zusammenfassen

Wie gross darf eine Excel-Datei für den Analyst sein?

Eine offizielle Zeilengrenze gibt es nicht. Pro Datei sind 50 MB möglich. Der Analyst rechnet mit Python, bei sehr grossen oder komplexen Dateien wird er langsam oder bricht ab. Für grosse, laufend genutzte Datenbestände ist Power BI das bessere Werkzeug. Der Analyst ist für die schnelle Auswertung da.

Quelle: Microsoft Support: Datei-Upload in Copilot

Soll ich eine Präsentation im Chat oder in PowerPoint erstellen?

Wenn sie im Firmendesign sein muss: in PowerPoint. Dort arbeitet Copilot mit eurer Vorlage und den Firmenbildern, sofern die IT das eingerichtet hat. Im Chat entsteht schneller ein erster Entwurf, das Design musst du danach aber selbst anpassen. Lesen musst du das Ergebnis in beiden Fällen.

Quelle: Microsoft Support: Präsentation mit Copilot im Firmendesign halten

Meetings

Reicht Copilot die Aufnahme, oder braucht es das Transkript?

Es braucht das Transkript. Aus einer Aufnahme allein kann Copilot nichts zusammenfassen. Ohne Transkript gibt es die Einstellung "Nur während der Besprechung": Copilot hilft dir live, danach ist alles weg. Wer nach dem Meeting noch Fragen stellen will, muss die Transkription von Anfang an laufen lassen.

Quelle: Microsoft Support: Copilot in Teams-Besprechungen

Funktioniert der Facilitator auch, wenn eine externe Firma einlädt?

Nein. Der Facilitator läuft nur in internen Meetings, nicht in externen Meetings und nicht in Chats. Starten kann ihn nur, wer eine Copilot-Lizenz hat. Die Notizen sehen danach alle Teilnehmenden.

Quelle: Microsoft Learn: Facilitator in Teams

Übersetzt der Interpreter wirklich in Echtzeit?

Ja, gesprochen, mit einer kurzen Verzögerung. Eine feste Zahl dafür nennt Microsoft nicht. Unterstützt werden neun Sprachen, darunter Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Schweizerdeutsch gehört nicht dazu. Mit Lizenz sind 20 Stunden pro Person und Monat enthalten.

Quelle: Microsoft Learn: Interpreter in Teams

Copilot verschiebt ein Meeting. Wie erfahren es die anderen?

Wie bei jeder Verschiebung: Sie bekommen ein normales Update der Einladung. Dass Copilot es verschoben hat, sehen sie nicht. Einschalten kann das nur, wer das Meeting organisiert hat, und nur im neuen Outlook.

Quelle: Microsoft Support: Termine automatisch verschieben

Agents

Agent Builder oder Copilot Studio: Was ist der Unterschied?

Der Agent Builder ist zum Wissen abfragen und Inhalte erstellen: Er durchsucht deine Quellen, schreibt Code, erstellt Diagramme, Dokumente und Bilder. Etwas tun kann er nicht: Er verschickt keine Mails und schreibt in keine anderen Systeme. Dafür kopierst du den Agent nach Copilot Studio. Dort gibt es Aktionen, Verbindungen zu anderen Systemen und Anmeldung.

Quelle: Microsoft Learn: Agents im Agent Builder erstellen

Kann ein Agent nach dem Meeting selbst die Follow-up-Mail verschicken?

Einen Entwurf schreiben kann er, verschicken nicht, solange er im Agent Builder gebaut ist. Automatisches Senden braucht Copilot Studio. Mein Rat: Auch dort würde ich vor dem Senden eine Freigabe einbauen.

Quelle: Microsoft Learn: Agents im Agent Builder erstellen

Kann Copilot einen Prompt regelmässig automatisch ausführen, auch mit einem Agent?

Ja. Mit geplanten Prompts läuft ein Prompt zu festen Zeiten von selbst, zum Beispiel jeden Montagmorgen eine Übersicht über deine offenen Punkte. Das geht auch mit Agents: Füge den Agent zuerst in Copilot Chat hinzu, dann plane den Prompt. Du kannst bis zu zehn Prompts planen, das braucht eine Copilot-Lizenz. Was so nicht geht: einen Agent auslösen, sobald etwas passiert, etwa wenn eine bestimmte Mail eintrifft. Dafür braucht es Copilot Studio.

Quelle: Microsoft Support: Prompts planen

Was passiert mit meinem Agent, wenn ich die Firma verlasse?

Er wird nicht automatisch gelöscht, sondern ist danach ohne Besitzer. Die IT kann ihn automatisch an deine vorgesetzte Person übertragen, wenn das im Admin Center eingestellt ist. Fragt eure IT danach, bevor ein wichtiger Agent an einer Person hängt.

Quelle: Microsoft Learn: Agent-Einstellungen

Kommt Copilot an Confluence, Jira, GitHub oder Salesforce?

Ja, über Copilot-Connectors, die Microsoft für alle vier anbietet. Die IT muss sie einrichten. Danach sieht Copilot auch dort nur, was du sehen darfst. Für andere Systeme gibt es Connectors von Partnern, oder man baut eine eigene Anbindung.

Quelle: Microsoft Learn: Connector-Galerie

Wird Copilot zum Experten, wenn ich ihm eine Rolle gebe?

Nein. "Du bist ein erfahrener Jurist" ändert Ton, Wortwahl und Blickwinkel, aber nicht das Wissen. Fachwissen kommt aus guten Quellen: das richtige Dokument, die richtige Richtlinie, ein Notebook mit den passenden Unterlagen. Die Rolle hilft, die Quelle entscheidet.

Regeln

Muss ich KI-geschriebene Mails kennzeichnen?

Microsoft kennzeichnet sie nicht und schreibt es auch nicht vor. Eine normale Geschäftsmail, die du gelesen und selbst verschickt hast, fällt nach heutigem Stand auch nicht unter die Kennzeichnungspflicht im EU AI Act. Entscheidend ist eure interne Richtlinie. Und egal was dort steht: Wer auf Senden klickt, ist verantwortlich.